Управление временем (практические советы профессионалов)

Говорят: “время – деньги”. Действительно, и то, и другое мы тратим. Но деньги можно заработать, в крайнем случае – одолжить, а время в лучшем случае можно только потратить с большей или меньшей пользой. Для этого вы должны научиться:

  • организовывать и планировать свое время
  • определять приоритеты
  • организовывать работу с бумагами и файлами
  • оптимизировать использование оргтехники
  • делегировать полномочия
  • с пользой проводить время на собраниях

Много ли у вас времени?

Старая ирландская пословица гласит: когда Бог создавал время, он создал его достаточно. Это означает, что времени хватит, если уметь его организовать. А мы жалуемся на нехватку времени.

Управление своим временем процесс индивидуальный. Не стесняйтесь спрашивать, как это делают другие. Может быть этот опыт вам пригодится.

Общие принципы

Закон Парето

Прежде чем перейти к общим принципам, вспомним сформулированный сто лет назад закон Вильфреда Парето, согласно которому за 20% времени мы достигаем 80% результата, а чтобы добиться остального, тратим оставшиеся 80% времени. Это универсальный закон: 80% всей работы выполняют 20% менеджеров, 80% дохода компании дают 20% клиентов и т.д. С позиций управления временем это означает, что всего 20% времени вы тратите на действительно производительный труд, а остальные 80% уходят на маловажные и необязательные дела. Тем важнее, на что и как именно нужно потратить эти 20%.

Не откладывайте!

Большинство людей проявляет чудеса изобретательности, выискивая причины, чтобы отложить дело на потом. У меня нет времени! Такое объяснение можно слышать чаще всего.

Бесполезно перечитывать бумаги, скопившиеся на столе, просто для ознакомления. Беря одну и ту же бумагу в руки несколько раз, вы делаете двойную (а то и тройную!) работу. Ответьте немедленно! А если бумага требует сложных ответных действий – сделайте хотя бы первый шаг и включите вопрос в свой календарь

Полезный совет: Старайтесь сразу решить “Нужно или не нужно?”. Если нужно – начинайте делать, ненужное – в корзину!

Сколько у Вас дел?

Сколько важных задач и проектов связано с вашей работой? Сто? Двести? Добавьте к ним дела, связанные с семьей, друзьями, общественными делами и увлечениями. Гора несделанных дел мешает сосредоточиться на той работе, которая сейчас у вас перед глазами.

Расставить приоритеты

Что же делать? Использовать второй принцип: расставить приоритеты

Это значит: выбрать важнейшие дела, но при этом не забывать о второстепенных. Все дела должны быть выполнены. Бесконечное откладывание не самого важного приводит к тому, что оно не делается вовсе.

Для второстепенных дел нужно выделить специальное время

Избавиться от “хвостов”

Невыполненные дела – “хвосты” – мешают сосредоточиться на главном. Используйте третий принцип: избавиться от “хвостов”

Сделав это, вы снизите свою загрузку в большей степени, чем может показаться. Для этого нужно:

  • выявить все недоделки
  • обозначить очередность избавления от них
  • ежедневно выделять время на эту работу
  • определить причины недоделок
  • принять меры по устранению этих причин
  • Не ждать, пока проблема разрастется

Часто вы замечаете, что что-то не так. И если не начать действовать, будет еще хуже. Однако под давлением более сложных проблем, часто не обращаете внимания на эти слабые сигналы. И тогда вступает в силу закон Мерфи: Если неприятность может случиться, она случается. Не ждите этого момента. Действуйте сразу и решайте проблему в зародыше, пока она еще не разрослась и не потребовало гораздо большей затраты сил и времени

Планирование времени – Закон Паркинсона

Норкотт Паркинсон сформулировал знаменитый закон, который можно считать основой управления временем: Работа имеет тенденцию занимать все то время, которое на нее отведено. В качестве примера он приводит пожилую даму, которой для отправки письма требуется полдня.

Если вы отведете на решение задачи два часа, у вас гораздо больше шансов выполнить ее вовремя. Если вы назначили дату завершения проекта, вы, скорее всего, сделаете все, чтобы выполнить его в срок.

Управление временем – это процесс, проходящий следующие этапы

  • анализ ситуации;
  • определение целей и постановка задач;
  • планирование;
  • выбор приоритетов и принятие решения;
  • осуществление задачи;
  • контроль за достигнутым результатом;
  • анализ результатов.

Планирование времени – Анализ ситуации>

Для получения количественных характеристик проведите в течение недели учет потраченного времени, т.е. запишите, что именно вы делали и сколько потратили на это времени. Сюда должно войти все: работа над проектами и утренний кофе, телефонные разговоры и планирование, собрания и перекуры, переговоры и обед. Через неделю вы сможете оценить, на что вы тратите время, и в каком количестве.

Не идеализируйте себя, пишите чистую правду. Это в ваших интересах.

Планирование времени – Определение целей и постановка задач

Размышляя над результатами анализа, вы понимаете, сколько времени тратится впустую или на выполнение дел, которые можно было не делать или поручить кому-то другому. Так будет и дальше, если не определить стратегические цели, которые вы и компания ставите перед собой.Установив цели, можно:

  • определить их приоритеты
  • установить пути достижения
  • оценить имеющиеся ресурсы
  • определить необходимые ресурсы (финансовые, людские и др.,)

Планирование времени – Кто определяет цели компании?

Безусловно, увеличение доходов – главная цель бизнеса, но она не всегда единственная. Например, можно увеличить текущую прибыль магазина, сокращая инвестиции в создание другой торговой точки или ухудшая обслуживание клиентов. Но это может привести к гибели самого бизнеса.

Определение стратегии бизнеса, принципов его организации – обязанность руководства. Многие руководители привлекают к этому процессу служащих, предлагая им развивать собственные задачи в соответствии со стратегией компании.

Планирование времени – Личные цели

Гармония между вашими личными целями и теми целями, которые ставит перед вами профессия, является важным фактором достижения успеха.

  • Во что вы верите больше всего?
  • Каким принципам вы хотите следовать в жизни?
  • Для чего вы живете?

Ответив на эти вопросы и определив, что для вас важно, вы сможете ставить перед собой цели и достигать их. По мнению экспертов, для достижения максимальной личной продуктивности нужно делать то, во что вы верите, а то, во что вы верите, должно быть для вас высшей истиной.

Планирование времени – Таблица срочности/важности

Установив приоритеты и решив, что для вас важно, вы облегчаете для себя процесс планирования. Принимая решения по поводу использования времени, руководствуйтесь критериями важности и срочности, которые можно представить в виде следующей таблицы:

  • Срочно/Не срочно
  • Важно/Делать немедленно/Включить в план
  • Неважно/Поручить кому-то/Сделать позже

Планирование времени – Порядок планирования

  • Определение приоритетов
  • Распределение времени
  • Организация работ

Расстановка приоритетов не должна заменять собой здравый смысл. Увлечение выбором между нужными и очень важными делами может привести к хаосу в работе

Потери времени отличаются от материальных потерь тем, что их нельзя возместить. Генри Форд

Планирование времени – Распределение времени

Определив, что и как нужно делать, необходимо выбрать или создать удобную для вас систему календарного планирования и выделить основные элементы и режимы использования времени:

Планирование времени – Порядок планирования

Классическая последовательность планирования: от большего к меньшему: год-месяц-неделя-день

Полезный совет: Как только вы узнали о планирующемся событии, например, о выставке, сразу занесите его в ежедневник, даже если оно будет через полгода. Планируйте хотя бы один день в месяц на развитие идей и проектов, направленных на достижение ваших главных целей. Потратить на это целый день более эффективно, чем заниматься урывками – по 2-3 часа в день

Планируя предстоящий месяц, пометьте второстепенные дела и оставьте резерв времени для непредвиденных дел.

Планирование времени – Маленькие хитрости большого плана

Чтобы вас постоянно не отрывали от работы, выделите интервал времени, когда вам можно звонить, например, после 16.30.

Коллеги и посетители будут стремиться прерывать вашу работу. Вам будет легче защитить свое время, если они будут знать, что к вам всегда можно обратиться, но, например, до 10.00 и после 17.00.

Будьте готовы к решению неожиданных задач. Каких именно, заранее сказать трудно, но вы знаете, что они всегда возникают. Выделите на них 20 минут ежедневно или переносите их на вторую половину пятницы.

Планирование времени – Перечень ближайших дел

Каждый день возникает множество задач, как значительных, так и мелких. Эти задачи удобно сначала внести в специальный перечень ближайших дел – to do list, который ведут в бумажном или электронном ежедневнике. Утром долгосрочные задачи вносятся на запланированный срок в ежедневник, остальные выполняются в течение дня. В программе Microsoft Outlook перечень таких дел ведется на специальной панели задач, которая открывается не только в календаре, но и на странице Outlook сегодня. Выполненные дела можно отметить прямо на панели. При последующем открытии ежедневника эти задачи не появятся.

Планирование времени – Никто не забыт!

Чтобы ничего не пропустить, используйте простые правила:

  • если назначили встречу – отметьте дату и время
  • если вы обещали кому-то позвонить, отметьте дату и время

Планирование времени – Правила ведения ежедневника

  • Если запланированное дело требует подготовки, укажите это в ежедневнике. Например, за три дня до доклада отметьте “начать подготовку к докладу”
  • выделите приоритетные задачи
  • если вы обещали что-то сделать или прислать, отметьте дату и время

Планирование времени – Повседневные дела

Мы уже говорили первоочередном выполнении дел, имеющих высокий приоритет. Помимо них существует множество мелких надоедливых дел, которые, если их не выполнить, будут отвлекать от выполнения главного. Чтобы сосредоточить внимание на действительно приоритетных работах, рекомендуется периодически выделять время на эти мелочи.

Планирование времени – Средства планирования

Нет сомнения в том, что будущее за компьютерными средствами. Однако современный человек только в редких случаях непрерывно сидит за компьютером. Как правило, он мобилен и значительную часть времени посвящает посещениям и деловым встречам.

Поэтому компьютер должен дополняться ежедневником (бумажным или электронным), который всегда с собой. При этом если вы не хотите чего-то пропустить, многое придется дублировать.

Планирование времени – Анализ ситуации

Благодаря своему изображению на стодолларовой купюре этот человек очень популярен в России. Но мало кто знает, что портрет Франклина попал на эту купюру не только потому, что он был президентом США. Именно он заложил основы управления временем, впервые стал использовать ежедневник, предложил планировать выполнение задач в порядке их важности.

Ему также приписывают крылатое выражение “время – деньги”.

Умная мысль: Не откладывай на завтра то, что можешь сделать сегодня.

Рабочее место – Электронный офис

Возможен ли электронный офис? Пока – это некий недостижимый идеал, к которому следует стремиться.

Оглянитесь, и вы увидите, что без бумаги в современном офисе пока не обойтись. Сегодняшний офис можно назвать бумажно-электронным, а вашей задачей должно быть сведение его бумажной части к разумному минимуму.

Начнем с наведения порядка на рабочем месте

Держите канцелярские принадлежности не на столе, а в верхнем или боковом ящике. Там они будут целее! Убедитесь, что все, что вам нужно, есть и работает, карандаши заточены и пр. Если вы просите степлер у соседа или идете за ним в соседнюю комнату, это отвлекает вас от работы.

Рабочее место – Сортировка и размещение бумаг

Не загромождайте стол бумагами. Стол – это рабочая поверхность, на нем должно лежать только то, что, чем вы занимаетесь в текущий момент

Рабочее место – Рабочие материалы

Чтобы лучше управляться с потоком документов, распределите бумаги и папки по частоте использования.

Рабочее место – Хранение рабочих материалов

  • расписать ваши основные обязанности (см. пример на следующем слайде)
  • выбрать ящик для рабочих файлов
  • создать папки для каждой темы и для каждого рода деятельности
  • сформировать папку файлов, касающихся долгосрочных работ
  • переложить отработанные файлы в архив
  • Рабочее место – Справочные материалы

Рабочие материалы (переписку, приказы, бухгалтерские документы, счета и пр.) часто бывает удобнее иметь на бумаге. Но при создании справочных материалов нужно сразу в максимальной степени ориентироваться на использование компьютера. Это облегчит поиск материалов и позволит не занимать пространство офиса. Тем не менее, без бумажных материалов не обойтись. Для их систематизации нужно снова обратиться к списку ключевых элементов вашей работы.

Рабочее место – Что хранить

Храните деньги в банке, а информацию в компьютере

Информация лишней не бывает. От этого кажется, что следует хранить все, что попало вам в руки. Для борьбы с такой привычкой есть следующие способы:

  • создать файлы коллективного доступа для использования всеми участниками локальной сети
  • распределить хранимую информацию среди своих коллег
  • не дублировать материалы, которые имеются еще у кого-то, если только не приходится использовать их часто
  • вовремя ликвидировать ненужные и устаревшие материалы
  • не хранить на бумаге то, что можно сохранить в электронном виде

Рабочее место – Как хранить справочные материалы

Внутри каждой папки следует размещать файлы в алфавитном порядке, иначе время поиска нужного Вам документа возрастет в разы.

В первой части нашего курса вы проверили, насколько эффективно вы планируете свое время, познакомились с основными принципами, порядком и методами планирования.

Кроме того, вы убедились, что, правильно организовав рабочее место и наведя порядок на столе, вы можете освободить себе время для решения важных задач.

2016-10-12T15:26:55+00:00 Categories: Pro бизнес, Публикации|