Требования к информационному обеспечению системы управления проектами

Информационное обеспечение системы управления проектами представляет собой совокупность данных, обеспечивающих в полной мере функционирование системы управления.

Совокупность данных должна быть необходимой и достаточной для осуществления управления проектами.

Цель информационного обеспечения системы, как одной из обеспечивающих подсистем, — организация и подготовка отдельным функциональным задачам всей необходимой для их решения информации при условии минимального времени подготовки и наименьших трудовых затрат как на создание, так и на эксплуатацию системы.

Общим требованием к информационному обеспечению системы управления проектами являются “необходимость” и “достаточность”. Требование “необходимость” определяет объем информации, обеспечивающий принятие управляющего решения с учетом заданных ограничений.

На этапе разработки Корпоративной системы управления портфелем проектов (КСУПП) необходимо определить перечень, структуру и требования к документации, используемой в проекте.

Документация должна включать:

Финансово-экономическую документацию;
Техническую документацию проекта;
Плановую документацию проекта;
Контрактно-договорную документацию;
Учетную и отчетную документацию проекта;
Юридическую документацию;
Деловые протоколы;
Корреспонденцию;
Прочие.

Для обеспечения высокого качества создания и эксплуатации КСУПП документация должна быть в необходимой мере стандартизована. Для каждого документа необходимо определить следующие параметры:

название документа;
структура и форма документа;
периодичность формирования (регламент) документа;
ответственный за формирование документа;
степень конфиденциальности документа;
список согласующих лиц;
список утверждающих лиц;
список лиц, получающих копию документа после утверждения.

В целях унификации понятий и терминов при выпуске всех видов документации необходимо использовать единую систему корпоративной терминологии по управлению проектом (Глоссарий терминов управления проектом). Степень конфиденциальности информации и порядок доступа к документам определяется отдельным положением.

Каждый документ должен иметь следующие обязательные атрибуты:

уникальный идентификатор;
номер версии;
дата выпуска;
источник (автор, коллектив авторов, структурное подразделение компании, компания);
идентификаторы компьютерного файла;
средства определения полноты документа (количество страниц, приложений, схем и т.п.);
степень конфиденциальности.

На рисунке представлена иерархическая древовидная структура документов необходимых для управления проектами, реализуемых в Компании.

Рис. Структура документов по проектной деятельности

Каждый документ в иерархически выделенной группе должен быть представлен на соответствующем технологическом этапе в привязке к другим документам, необходимым для его разработки. На рисунке ниже приведены технологические стадии разработки (жизненного цикла) документов.

Рис. Технологические стадии разработки документов

Типовые формы и шаблоны документов, используемых на всех технологических этапах необходимо разработать в качестве приложений к редакции корпоративной системы управления портфелем проектов Компании.