Информационное обеспечение системы управления проектами представляет собой совокупность данных, обеспечивающих в полной мере функционирование системы управления.
Совокупность данных должна быть необходимой и достаточной для осуществления управления проектами.
Цель информационного обеспечения системы, как одной из обеспечивающих подсистем, — организация и подготовка отдельным функциональным задачам всей необходимой для их решения информации при условии минимального времени подготовки и наименьших трудовых затрат как на создание, так и на эксплуатацию системы.
Общим требованием к информационному обеспечению системы управления проектами являются “необходимость” и “достаточность”. Требование “необходимость” определяет объем информации, обеспечивающий принятие управляющего решения с учетом заданных ограничений.
На этапе разработки Корпоративной системы управления портфелем проектов (КСУПП) необходимо определить перечень, структуру и требования к документации, используемой в проекте.
Документация должна включать:
- Финансово-экономическую документацию;
- Техническую документацию проекта;
- Плановую документацию проекта;
- Контрактно-договорную документацию;
- Учетную и отчетную документацию проекта;
- Юридическую документацию;
- Деловые протоколы;
- Корреспонденцию;
- Прочие.
Для обеспечения высокого качества создания и эксплуатации КСУПП документация должна быть в необходимой мере стандартизована. Для каждого документа необходимо определить следующие параметры:
- название документа;
- структура и форма документа;
- периодичность формирования (регламент) документа;
- ответственный за формирование документа;
- степень конфиденциальности документа;
- список согласующих лиц;
- список утверждающих лиц;
- список лиц, получающих копию документа после утверждения.
В целях унификации понятий и терминов при выпуске всех видов документации необходимо использовать единую систему корпоративной терминологии по управлению проектом (Глоссарий терминов управления проектом). Степень конфиденциальности информации и порядок доступа к документам определяется отдельным положением.
Каждый документ должен иметь следующие обязательные атрибуты:
- уникальный идентификатор;
- номер версии;
- дата выпуска;
- источник (автор, коллектив авторов, структурное подразделение компании, компания);
- идентификаторы компьютерного файла;
- средства определения полноты документа (количество страниц, приложений, схем и т.п.);
- степень конфиденциальности.
На рисунке представлена иерархическая древовидная структура документов необходимых для управления проектами, реализуемых в Компании.
Рис. Структура документов по проектной деятельности
Каждый документ в иерархически выделенной группе должен быть представлен на соответствующем технологическом этапе в привязке к другим документам, необходимым для его разработки. На рисунке ниже приведены технологические стадии разработки (жизненного цикла) документов.
Рис. Технологические стадии разработки документов
Типовые формы и шаблоны документов, используемых на всех технологических этапах необходимо разработать в качестве приложений к редакции корпоративной системы управления портфелем проектов Компании.
