Компания ПраксисКом предлагает услугу
Аутсорсинг функций по организации сохранности документов
(организация и сопровождение деятельности архива)
Даже в самой небольшой организации существует документооборот – это бухгалтерские и кадровые документы, контракты с клиентами и подрядчиками, переписка с банками и органами власти, конкурсная и проектная документация.
Рано или поздно документы накапливаются их нужно «организовать», чтоб «в случае чего» быстро найти и хранить (или можно выбросить (уничтожить)? Нужно ли сдавать документы в государственный архив? И несет ли кто-нибудь за это ответственность, или это просто лишние заботы
Ответственность несет руководитель в соответствие с законодательством Российской Федерации:ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 г.
Кодекс Российской Федерации об административных нарушениях. Ст.13.25 «Нарушение требований законодательства о хранении документов».
Аутсорсинг функций по организации сохранности документов
Суть услуги заключается в передаче функции по организации сохранности документов Вашей компании специалистам компании ПраксисКом.
Не каждая компания может себе позволить архив или архивариуса.
Суть услуги заключается в передаче функции по организации сохранности документов Вашей компании специалистам компании ПраксисКом. Не каждая компания может себе позволить архив или архивариуса.
Обратившись в ПраксисКом, Вы получаете специалиста, который знает:
- как и сколько по времени необходимо хранить тот или иной вид документов, в соответствие со всеми нормами российского законодательства;
- как с наименьшими затратами для Вас организовать систематизацию и хранение документов Вашей компании;
- как обучить и сопровождать Ваших сотрудников по ведению архива или архивного кластера.
Вы всегда сможете задать любой интересующий Вас вопрос нашему специалисту.
В каких случаях применяется?
- Если Вы тонете в цунами документов и у Вас в офисе не хватает места для хранения коробок с документами
- Если невозможно быстро найти тот или иной документ в случае необходимости или проверки
- Если у вас отсутствует в штате специалист по систематизации и хранению документов (архивариус)
- Если Вы не можете себе позволить содержание такого специалиста в штате или планируете оптимизировать затраты на его содержание
- Если специалисту, который выполняет функции архивариуса, не хватает знаний и опыта или вы хотите заменить специалиста по документообороту и архивированию на более профессионального
- Если ваш бизнес динамично растет, растет количество документов, которые необходимо систематизировать и хранить
- Если Ваша компания пользуется кредитами, субсидиями, выигрывает гранты или участвует в гос. торгах и Вам необходимо не только правильно хранить все документы, но и быстро их находить
- Если существующий в компании архив, архивный кластер плохо функционирует
Технология оказания услуги
Передача внутренней функций по организации сохранности документов (организации и ведения архива) компании на аутсорсинг может быть осуществлена несколькими способами, в зависимости от текущего состояния дел:
- Проводится предварительный анализ состояния системы документооборота и хранения документов предприятия;
- После изучения полученной информации, специалисты ПраксисКом:
- После принятия руководством компании решения о вносимых изменениях, специалисты ПраксисКом согласовывают график мероприятий по организации системы хранения и готовят все необходимые документы;
- После постановки системы хранения, специалист ПраксисКом по согласованному графику выезжает в офис клиента для сопровождения и поддержания архива в рабочем состоянии;
- ПраксисКом практикует консультирование и обучение сотрудников заказчика.
– дают необходимые рекомендации по разработке, изменению или дополнению необходимой документации (номенклатура, правила, положения, закрепление ответственности)
– готовят предложения по организации системы хранения документов (архивный кластер, полноформатный архив, офисный архивный блок, вне офисное хранение);
Результаты оказания услуги
Результатом оказания услуги для заказчика является:
- Снижение накладных расходов на содержания специалиста или аренду помещения под хранение документов;
- Обеспечение безопасности руководителя предприятия в части ответственности за несохраненные документы в соответствие срокам определенным законодательством РФ (Федеральный Закон ФЗ -125 «Об архивном деле в РФ» Федеральный закон РФ от 22.10.2004 г. №125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 11.12.2013 г.);
- Оптимизация внутренних процессов хранения документации;
- Прозрачность всех регламентов и процедур документооборота и хранения документов;
- Проведение превентивных мер по предоставлению документов при проверке или при запросе кредиторов, Банков, органов предоставляющих субсидии и.т.д;
- Присутствие специалиста ПраксисКом при выемках, или консультирование сотрудников заказчика специалистами ПраксисКом при выемках.
Если у Вас есть вопросы или предложения мы будем рады ответить и предоставить дополнительную информацию о деятельности ПраксисКом