Аутсорсинг архива 2016-10-12T15:26:35+00:00

Компания ПраксисКом предлагает услугу
Аутсорсинг функций по организации сохранности документов
(организация и сопровождение деятельности архива)

Даже в самой небольшой организации существует документооборот – это бухгалтерские и кадровые документы, контракты с клиентами и подрядчиками, переписка с банками и органами власти, конкурсная и проектная документация.

Рано или поздно документы накапливаются их нужно «организовать», чтоб «в случае чего» быстро найти и хранить (или можно выбросить (уничтожить)? Нужно ли сдавать документы в государственный архив? И несет ли кто-нибудь за это ответственность, или это просто лишние заботы

Ответственность несет руководитель в соответствие с законодательством Российской Федерации:ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 г.

Кодекс Российской Федерации об административных нарушениях. Ст.13.25 «Нарушение требований законодательства о хранении документов».

Аутсорсинг функций по организации сохранности документов

Суть услуги заключается в передаче функции по организации сохранности документов Вашей компании специалистам компании ПраксисКом.
Не каждая компания может себе позволить архив или архивариуса.

Суть услуги заключается в передаче функции по организации сохранности документов Вашей компании специалистам компании ПраксисКом. Не каждая компания может себе позволить архив или архивариуса.

Обратившись в ПраксисКом, Вы получаете специалиста, который знает:

  • как и сколько по времени необходимо хранить тот или иной вид документов, в соответствие со всеми нормами российского законодательства;
  • как с наименьшими затратами для Вас организовать систематизацию и хранение документов Вашей компании;
  • как обучить и сопровождать Ваших сотрудников по ведению архива или архивного кластера.

Вы всегда сможете задать любой интересующий Вас вопрос нашему специалисту.

В каких случаях применяется?

  • Если Вы тонете в цунами документов и у Вас в офисе не хватает места для хранения коробок с документами
  • Если невозможно быстро найти тот или иной документ в случае необходимости или проверки
  • Если у вас отсутствует в штате специалист по систематизации и хранению документов (архивариус)
  • Если Вы не можете себе позволить содержание такого специалиста в штате или планируете оптимизировать затраты на его содержание
  • Если специалисту, который выполняет функции архивариуса, не хватает знаний и опыта или вы хотите заменить специалиста по документообороту и архивированию на более профессионального
  • Если ваш бизнес динамично растет, растет количество документов, которые необходимо систематизировать и хранить
  • Если Ваша компания пользуется кредитами, субсидиями, выигрывает гранты или участвует в гос. торгах и Вам необходимо не только правильно хранить все документы, но и быстро их находить
  • Если существующий в компании архив, архивный кластер плохо функционирует

Технология оказания услуги

Передача внутренней функций по организации сохранности документов (организации и ведения архива) компании на аутсорсинг может быть осуществлена несколькими способами, в зависимости от текущего состояния дел:

  • Проводится предварительный анализ состояния системы документооборота и хранения документов предприятия;
  • После изучения полученной информации, специалисты ПраксисКом:
  • – дают необходимые рекомендации по разработке, изменению или дополнению необходимой документации (номенклатура, правила, положения, закрепление ответственности)

    – готовят предложения по организации системы хранения документов (архивный кластер, полноформатный архив, офисный архивный блок, вне офисное хранение);

  • После принятия руководством компании решения о вносимых изменениях, специалисты ПраксисКом согласовывают график мероприятий по организации системы хранения и готовят все необходимые документы;
  • После постановки системы хранения, специалист ПраксисКом по согласованному графику выезжает в офис клиента для сопровождения и поддержания архива в рабочем состоянии;
  • ПраксисКом практикует консультирование и обучение сотрудников заказчика.

Результаты оказания услуги

Результатом оказания услуги для заказчика является:

  • Снижение накладных расходов на содержания специалиста или аренду помещения под хранение документов;
  • Обеспечение безопасности руководителя предприятия в части ответственности за несохраненные документы в соответствие срокам определенным законодательством РФ (Федеральный Закон ФЗ -125 «Об архивном деле в РФ» Федеральный закон РФ от 22.10.2004 г. №125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 11.12.2013 г.);
  • Оптимизация внутренних процессов хранения документации;
  • Прозрачность всех регламентов и процедур документооборота и хранения документов;
  • Проведение превентивных мер по предоставлению документов при проверке или при запросе кредиторов, Банков, органов предоставляющих субсидии и.т.д;
  • Присутствие специалиста ПраксисКом при выемках, или консультирование сотрудников заказчика специалистами ПраксисКом при выемках.

Если у Вас есть вопросы или предложения мы будем рады ответить и предоставить дополнительную информацию о деятельности ПраксисКом

ВОПРОС?