Министерство Финансов РФ подробно разобрало вопрос о том, сколько лет предпринимателю или компании нужно хранить первичную документацию. В своём письме за номером 03-07-11/45829 были даны ответы на наиболее актуальные вопросы по этой теме.

Любой налогоплательщик или налоговый агент, будь то индивидуальный предприниматель или целая организация, обязаны хранить всю свою первичную документацию в течение не менее четырех лет. К первичной документации в данном случае относится следующее: данные бухгалтерского и налогового учета, документы для уплаты и исчисления налогов, а также подтверждающие справки и квитанции.

На законодательном уровне это закреплено в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 и подпункте 5 пункта 3 статьи 24 Налогового Кодекса РФ. Там также можно найти упоминание следующих документов, которые необходимо сохранить на протяжении четырех лет: бумаги об осуществлении расходов, получении доходов и удержании налогов.

Кроме того, срок в четыре года вполне корреспондирует тому периоду, за который обычно проводится выездная налоговая проверка, осуществляемая по законодательству согласно 4 пункту 89 статьи Налогового Кодекса РФ.

Четырехлетний срок для каждого конкретного документа начинается с момента окончания налогового (отчетного) периода, в котором эта бумага в последний раз использовалась для следующих целей: начисления и уплаты налогов, составления налоговой отчетности и подтверждение полученных доходов и произведенных расходов.