Метод дисциплинарной беседы

Метод дисциплинарной беседы –  средство профилактики и снижения уровня нарушений трудовой дисциплины.

Дисциплинарная беседа – специально подготовленная процедура собеседования непосредственного руководителя с сотрудником, имеющим небольшие нарушения трудовой дисциплины несистематического характера или склонность к ним.

Дисциплинарная беседа имеет 2 цели:

  • согласование фактического выполнения действий (по форме и содержанию) с требованиями и нормативами (к форме и содержанию);
  • сверхзадачу – улучшение будущей работы исполнителя.

Предпосылки эффективности дисциплинарной беседы:

  • накопление и анализ информации о работе нарушителя и его личности;
  • понимание руководителем нарушения как явления, по крайней мере, двустороннего;
  • знание и учет психологических особенностей участников дисциплинарной беседы и контекст самого нарушения.
[restrictedarea] По 1 предпосылке – накопление и анализ информационного банка данных с получением сведений:

  • HR (справка-объективка на сотрудника; аттестация, дисциплина, болезни, обучение, поощрения-наказания);
  • в самом подразделении: сведения о текущей работе сотрудника (отчеты, плановая и творческая работа, командировки и пр.) и документация по исполнению работы, нарушении;
  • уточнение сложностей выполнения работы, независящих от нарушителя (недопоставки сырья, простои оборудования, устаревшие технологии, нормы, регламенты…);
  • анализ последних встреч с этим сотрудником (темы беседы, итогов, поставленных целей).

По 2 предпосылке – понимание руководителем нарушения дисциплины как явления, по крайней мере, двустороннего. Здесь присутствуют 2 фактора – это объективно устанавливаемый факт нарушения (расхождение между требованиями и фактическим исполнением) и субъективная (психологическая) характеристика взаимодействия «нарушителя» и представителя работодателя, выступающего в качестве «воспитателя».

Для обеспечения более эффективного взаимодействия необходимо учитывать следующие аспекты:

Основа взаимопонимания

Источник взаимонепонимания

Установка обеих сторон – достижение одной общей цели ДБ

Различие функций, выполняемых руководителем и подчиненным (контроль и подчинение)

Равнозначное понимание сторонами значимости нарушения

Различие точек зрения на понимание тех нормативов и показателей, которые лежат в основании диагностики нарушения

Общие корпоративные ценности

Несовместимость ожиданий последствий нарушения

Различные объем и степень ответственности за нарушения

Одинаковый уровень знаний, образования, опыта

Неодинаковые: опыт (профессиональный, житейский), знания, мотивы, статус

Опыт совместной работы и осознание перспектив и ценности ее продолжения

Различный подход к пониманию смысла одного и того же явления

Совместимые свойства личности

Несовместимые свойства личности

Целенаправленное формирование мнения подчиненного о задачах руководителя в этой ДБ: внимание к нарушению как сбою в совместной работе, который необходимо осознать как проблему и минимизировать условия, способствующие ее воспроизведению, чтобы повысить общую эффективность коллектива

Непроизвольное формирование мнения подчиненного о задачах руководителя в этой ДБ: внимание к нарушению как формальной необходимости, как необходимости найти «коза отпущений», как возможность переложить ответственность не слабого, внимание к нарушению как лишни повод придраться, наказать лично меня

3 предпосылка. Знание и учет психологических особенностей участников дисциплинарной беседы и самого нарушения.

Целесообразно до начала беседы принять во внимание следующие моменты:

  • насколько точны и понятны те нормативы и правила об отклонении, о которых будет идти речь;
  • Имеет ли работник знания по ним;
  • Имеет ли достаточный опыт и навыки выполнения работы;
  • Каковы особенности состояния работника (например, новичок, после болезни…);
  • Наличие свойств конфликтной личности;
  • Несоответствие индивидуальных особенностей личности требованиям, предъявляемым работой;
  • Субъективно низкая значимость выполнения требований в иерархии других социальных ценностей (качество, престиж, оплата, уважение друзей…);
  • Наличие установки на неподчинение;
  • Смена руководителей – смена ценностей и требований;
  • Влияние сложившегося образа предшествовавшего этапа жизни (работы, учебы с другим ритмом и уровнем требований);

Рекомендуемые этапы дисциплинарной беседы:

  • Определение «бреши» (сущности рассогласования) между требованиями и результатами работы или поведения.
  • Анализ причин возникновения рассогласований (сначала самостоятельно руководителем, затем совместно, в беседе).
  • Поиск и формулирование путей устранения «бреши».

Уже в начале дисциплинарной беседы правильно поставленные вопросы во многом определяют ее направление и итоговую эффективность.

  • Не вызвано ли нарушение личными, семейными затруднениями;
  • Не связано ли нарушение с недостатком квалификации, помощи, обучения, адаптации;
  • Не устарели ли нормы и правила, относительно которых произошло нарушение (отклонение);
  • не нуждается ли работник в изменении должностных функций (расширении или сужении самостоятельности, деловых контактов и пр.);
  • Не произошло ли нарушение из-за межличностных столкновений в коллективе;
  • Не связано ли нарушение с недостатками, информированности, самого руководства по доведению до сотрудников своих требований;
  • Не является ли нарушение средством привлечения внимания руководства;

Проведение дисциплинарной беседы с учетом вышеназванных «подводных камней» и по предложенным этапам способствует решению конкретной задачи: устранить рассогласование между требованиями и фактическими результатами. Кроме того, у обоих участников появляется возможность получить «обратную связь», руководитель лучше понимает возможные источники проблем, а подчиненный – чего от него ждут и, образно говоря, «куда не надо ходить», т.е. отрицательное подкрепление.[/restrictedarea]