Как с помощью совещания решить проблему

Большую помощь в решении сложного вопроса может оказать проведение тематического совещания. Его собирает коммуникативный лидер – руководитель того подразделения, которое ответственно за решение проблемы. В небольших организациях это делает, как правило, первый руководитель или его заместитель.

Результативность совещания зависит от нескольких факторов, каждый из которых способен как повысить эффективность задуманного обсуждения, так и нивелировать его до уровня полной бесполезности.

Обозначение проблемы

Вопрос, который выносится на рассмотрение, нужно максимально точно сформулировать: тема должна быть обозначена не как «отсутствие роста продаж продукта», а «пути роста продаж». Собирать совещание с целью просто поговорить о неблагополучии в какой-то области нет смысла, вся имеющаяся информация должна быть доведена до заинтересованных лиц до начала обсуждения. Без четко поставленной задачи дело ограничится общими разговорами с нулевым результатом.

Подготовка к совещанию

Если участники будут заранее предупреждены, они смогут подготовиться в спокойной обстановке, без раздражающей спешки, запросить или поднять нужные материалы и сделать необходимые звонки. Возможно, само известие о предстоящем мероприятии простимулирует их настолько, что они найдут решение уже на стадии подготовки.

Часто бывает, что совещание проводится по давно известной теме, и у каждого есть свои наработки, хотя бы в виде мыслей и черновых записей. Вот их-то при подготовке и нужно «собрать» и систематизировать.

В то же время слишком растянутый срок предварительного оповещения (допустим, за месяц и более) окажет дурную услугу. За этот период другие, более срочные и злободневные вопросы могут отвлечь от запланированной темы. Участники элементарно «перегорят», и для «освежения» вопроса потребуются новые, и порой более значительные, усилия.

Состав участников

Группа для решения конкретной задачи должна быть не более, чем из 7-12 человек, компетентных в рассматриваемом вопросе и способных решать проблему или какой-то ее аспект.

Если совещание абсолютно деловое и не носит презентационного оттенка, не стоит приглашать «свадебных генералов» и «массовку». Первые будут стеснять и «давить авторитетом» на рабочий костяк, вторые – просто потеряют время на впитывание ненужной информации.

Порядок ведения

Совещание должно проводиться по схеме: вступление, формулирование проблемы (задачи), обмен мнениями, принятие решения. Может быть заслушан краткий доклад основного исполнителя или руководителя проекта, который готовится заблаговременно. Все необходимые расчеты и выкладки докладчика лучше довести до участников заранее. Это могут быть сообщения на электронный адрес или размноженные печатные материалы.

Равные возможности

Следует сделать все, чтобы каждый осознавал свою ответственность и важность участия в мероприятии. Для этого необходимо позиционно уравнять всех присутствующих. Обычно в таких случаях применяют прием «круглого стола», то есть все рассаживаются по кругу, тогда позиция каждого сможет быть обозначена как равноправная и столь же весомая, как и остальные. Вероятность полезного эффекта от каждого участника при таком «раскладе» резко увеличивается.

Отдача

С целью получения максимального эффекта от участия специалистов ведущий должен приложить максимум усилий для извлечения из них полезной информации, предложений, вариантов решения проблемы.

По возможности исключается авторитарный стиль ведения обсуждения. Напор и нажим – не лучшие методы: при излишней агрессивности руководителя или кого-то из авторитетных сотрудников есть риск «забить» росток правильного решения, которое может озвучить (иногда слишком робко) не самый решительный участник группы.

Уважительный и доверительный тон ведущего могут дать максимально хороший результат. Каждый присутствующий должен чувствовать, что он приглашен в качестве компетентного специалиста, способного принять полноценное участие в решении проблемы.

Продолжительность

Совещание не стоит затягивать. Максимальная его продолжительность не должна превышать 1 час. Согласно выводам психологов, после 45-60 минут людям становится труднее концентрироваться на рассматриваемой теме. Требуется или перерыв (хотя бы на двадцать минут), или перенос обсуждения на другую дату.

Результаты

Каковы бы ни были ход совещания и полученные итоги, необходимо сформулировать результаты. Это может быть окончательное или промежуточное решение, намечен путь, по которому целесообразно двигаться дальше. Не исключаются несколько вариантов дальнейшей проработки вопроса в разных направлениях .

Решение четко формулируется и в письменном виде доводится до всех, кто участвовал в обсуждении. Протокол отправляется на электронные адреса либо вручается на бумажном носителе под роспись.

Даже если с помощью совещания выход из ситуации найден не будет, правильная подготовка и проведение обсуждения способны дать новый толчок творческой мысли специалистов. Конструктивный спор или продуктивный обмен мнениями может выявить совершенно не учитываемые ранее аспекты проблемы, натолкнуть на новые варианты решений, которые в дальнейшем помогут сделать правильные шаги и получить искомый результат.