Как минимизировать риски при передаче финансовых функций аутсорсерам

Выводя бухгалтерские операции за пределы компании любого руководителя будут беспокоить сопровождающие этот процесс различные риски. При переходе на аутсорсинг директору можно обезопасить компанию простыми и действенными мерами, предотвратив возможные негативные последствия в следствии своей недальновидности.

Сначала о рисках, которые возникают еще на этапе поиска аутсорсера и оформления договора о передаче учетных функций. Каким бы высоким ни был профессионализм выбранного партнера, в процессе работы его сотрудники могут допустить ошибки при начислении и уплате налогов, что повлечет штрафные санкции. Чтобы избежать проблем при предъявлении претензий и взыскания убытков в будущем, стоит привлекать аутсорсера, ответственность которого застрахована. Кроме того, условие о материальной ответственности необходимо детально прописать в договоре, дабы исключить неопределенность и не создавать почву для споров с исполнителем.

При передаче учетных функций на аутсорсинг компания вверяет важную финансовую информацию сторонней организации. Здесь всегда существует риск разглашения аутсорсером коммерческих сведений заказчика. Все условия пользования финансовой информацией необходимо жестко регламентировать. Помимо соответствующего пункта в основном договоре, имеет смысл заключить специальное соглашение о неразглашении и четко определить штрафные санкции за его нарушение.

Многие риски связаны с ошибками в организации процессов взаимодействия с аутсорсинговой организацией. Итак, первая проблема, с которой может столкнуться компания, – трудность управления «своими» бухгалтерами и аутсорсерами. Эта проблема зачастую оборачивается разбирательствами, связанными с поиском лица, по вине которого возникли ошибки в учете или другие неприятности. Чтобы этого избежать, нужно распределить ответственность среди участников бизнес-процессов. Сделать это непросто, поскольку один процесс в компании перетекают в другой, управление ими зачастую находятся в руках нескольких сотрудников. Причем это могут быть не только бухгалтеры, но и менеджеры по продажам, а также специалисты других служб. Лучше всего в данной ситуации составить специальную «матрицу ответственности», которая включала бы последовательность бизнес-процессов в бухгалтерии, ответственных лиц при передаче конкретных операций, а также документальную (бумажную или электронную) фиксацию установленных правил.

Следующий момент – трудности в получении оперативной информации от аутсорсера, связанные с тем, что он не находится постоянно на территории заказчика. Решить этот вопрос можно, подробно описав в приложении к договору порядок взаимодействия между исполнителем и заказчиком.

Оставить комментарий