Как избежать ошибок при создании регламентов бизнес-процессов и снизить издержки компании.

В ходе своей работы эксперты нашей компании не только создают и пишут регламенты бизнес-процессов, но и изучают те регламенты, которые были написаны другими специалистами, из других организаций. Довольно часто они допускают весьма типичные ошибки при создании документов подобного рода, что и хочется отметить в данной статье.

Достаточно часто используются специфические термины и аббревиатуры без какой-либо расшифровки их значений. А ведь сотрудник, создающий регламент, забывает, что он пишется в том числе и для новичков компании, которые должны ознакомиться с правилами выполнения деятельности. Новый сотрудник, конечно же, не будет знать всего внутреннего сленга компании, поэтому документ не будет понят им до конца и в полной мере.

Ошибкой будет и использовать символы для ключевых понятий документа. Например, в документе могут встречаться термины «бюджет», «финансовый план» и аналогичный, а после детального разбора выяснится, что речь идет об одном и том же. Хотя в общем случае — вещи эти разные, поэтому восприятие документа может сильно ухудшиться от использования таких не очевидных символов.

Часто бывает и так, что автор документа пропускает ту информацию, которая кажется ему очевидной. Так, в каждой компании есть определенный набор неписаных устоявшихся шаблонов для поведения в различных ситуациях. Поэтому авторы регламентов не описывают некоторые действия или процедуры сотрудников, которые могут казаться им, как само собой разумеющееся. Но новый сотрудник, который не вошел в курс дела, конечно же, будет делать всё так, как понимает, поэтому регламент, написанный не точно, послужит плохой основой для становления его поведения.

Ошибочным является и очень сложный стиль изложения в регламенте.

Так, судя по закону Мерфи, если что-то может быть понято неправильно, то оно обязательно будет понято неправильно.

И если стиль изложения будет очень витиеватый, многословный, то понимание правил деятельности компании будет затруднено. Чем проще и понятнее всё будет написано — тем легче это воспримет читатель.

Неправильно будет делать регламент слишком большого объема. Часто авторы регламентов пытаются отразить в этом документы абсолютно все нюансы деятельности компании. В результате этого документы получаются на сотни страниц. Их никто не читает, они по сути не нужны. Даже если кто-то решит ознакомиться с таким документом, то уже к середине забудет всё, что было написано в начале.

Тут важно отметить, что регламент, его основную часть, желательно делать на 5-7 важных страниц.

Семинары PraxisCom на Неделе Предпринимательства в Москве!

УЗНАТЬ!
УЗНАТЬ!

Неверно будет описывать и процедуры бизнес-процесса без указания исполнителей. В бизнес-процессах действия никогда не происходят сами по себе, их всегда будет делать конкретный сотрудник. Если исполнители процедур не указаны, то требовать соблюдение описанных в регламенте правил будет не с кого.

В регламенте обязательно должна быть хорошо связанная структура. Ведь бизнес-процесс состоит из последовательности процедур, каждая из которых заканчивается определенным результатом, выходом, требует определенные ресурсы, которые преобразуются в упомянутый результат. Бывают так неверно составленные регламенты, где вход в процесс описывается в одном разделе, процедуры в другом, а выходы — в третьем. Поэтому разобраться в том, как происходит процесс, часто совершенно невозможно.

Конечно же, это далеко не все ошибки, которые делают составители регламентов, но самые основные, на которые стоит обратить внимание. А о том, как правильно сделать регламент по бизнес-процессу, как написать его строго по-делу, сделать его рабочим, а не формальным документом — этому будет посвящен отдельный вебинар.

Также, хочется немного рассказать и о том, какой подход следует выбрать при управлении снижением издержек компании. В условиях наступающего кризиса снижение издержек будет весьма актуальным. И нет никакого смысла выяснять причину финансового кризиса — надо бороться с её последствиями. Часто бывает так, что в условиях кризиса в компании тут же пытаются экономить на всём подряд, не строя свою деятельность таким образом, чтобы она заранее была без излишних затрат. Как правило, увеличивающиеся издержки — это результат множества хозяйственных операций, бизнес-процессов компании. И для того, чтобы оптимизировать свои издержки, нужно управлять ими, изменяя не конкретные статьи в своём бюджете, а самую компанию и даже отчасти её деятельность. Грубо говоря, нужно поменять саму деятельность компании, её бизнес-процессы. Именно тогда исчезнут потери в конкретных процедурах бизнес-процесса, которые возникают из-за отсутствия рациональности или из-за неверного выполнения. Можно поменять и систему управления компании, саму её организационную структуру. А можно решить вопросы с персоналом компании, который и выполняет бизнес-процессы, и является определенной статьей затрат в компании.

Семинар
«Управление издержками»

19.11.2014-20.11.2014

Семинар

В ходе семинара Вы узнаете как реализовать проекты сокращения издержек в Вашей компании, сохраняя при этом высокую производительность.
Подробнее

Во всей имеющейся на данный момент финансовой литературе большой акцент уделяется анализу финансовой и хозяйственной деятельности компании. В ней не уделяется внимание тем важным аспектам, указанным нами выше.

Да, конечно, учет затрат необходим. Без него будет невозможно эффективно управлять тем, что нельзя измерить в принципе. Но учет затрат — это лишь первый шаг, который поможет построить хорошую систему управления издержками. Дальше нужно заняться построением определенных моделей, которые связывают организационные элементы, а также элементы деятельности и статьи издержек компании. Этот второй шаг выполняют далеко не все компании, но если ввести аналитические резервы к статьям бюджета, то он будет весьма эффективен.

Третьим шагом можно назвать проведение оптимизации бизнес-процессов, а также всей организационной структуры компании. При этом, все те модели, которые будут получаться на втором шаге, позволят оценить — как же внедряются оптимальные бизнес-процессы и как они влияют на снижение издержек компании.

С другой стороны, можно оценить то, как снижение или увеличение издержек может отразиться на общей эффективности компании, что тоже очень важно.

Всё это позволяет выработать общий подход к управлению издержками компании, к вопросам по созданию эффективной системы бюджета предприятия.

Очевидно, что даже простейший учет взаимосвязи правил выполнения всех бизнес-процессов в компании и затрат на их выполнение способны принести свой результат для весьма эффективного управления всеми издержками.