Финансово-экономический блок как сервисная служба любой компании

Аннотация: при чрезмерно завышенной роли финансово-экономического блока и бухгалтерии, любая компания обречена стать «спрутом» с раздувшимся штатом управленцев и работой на «бухгалтерию». Помочь избавить компанию от бюрократических проволочек, увеличении затрат на персонал и необоснованных требований со стороны финансово-экономического блока должен правильный акцент на первичных и вторичных ролях служб и ключевых фигур компании.

В российских компаниях сложилась практика, при которой работа сервисных служб таких как бухгалтерия и финансово-экономический отдел, ставятся во главу угла операционной деятельности всей компании. Все бизнес-процессы в компании так или иначе начинают ориентироваться на требования предъявляемые сроками сдачи отчетности в финансово-экономический отдел (далее – ФЭО) и бухгалтерию, идя порой в разрез с реальной деятельности компании. Несомненно, деятельность финансово-экономических структур, с точки зрения подачи управленческой отчетности заинтересованным сторонам, важная часть работы компании, но без финансиста, компания сможет прожить, а без создания услуг/продукции генерирующих доходность – нет. Так почему в последнее время ситуация в организациях складывается в диаметрально противоположную сторону? Причин может быть несколько – от недопонимания сервисных служб своей роли, до расстановки ключевых фигур самими учредителями компании.

На самом деле, такое положение вещей было продиктовано тем, что изначально на роль бухгалтера в отделе бухгалтерии компании в современном мире отводится место на роль квалифицированного специалиста по бухгалтерскому учету. Современный бухгалтер должен был бы осуществлять деятельность, которая бы включала планирование, оценку, принятие решений, обзор деятельности, контроль и аудирование.

Но современный бухгалтерский учет является системой, осуществляющей измерение, обработку и передачу финансовой информации о конкретном хозяйствующем субъекте. При управлении хозяйственной деятельностью эта информация предоставляет возможность принимать обоснованные решения во время выбора альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов. Данные о финансово-хозяйственной деятельности компании являются входом в финансово-экономическую составляющую и систему бухгалтерского учета, а полная и объективная информация для лиц, принимающих решения – выходом из нее. Таким образом, финансовая и бухгалтерская информация пронизывает всю экономическую жизнь компании.

Начнем с того, что роль бухгалтера в российских компаниях  сведена к статистике свершившихся операций и созданию бухгалтерского баланса для органов налоговой отчетности. При этом не всегда главный бухгалтер хочет нести ответственность за первичные документы компании, отказываясь ставить свою подпись в карточке учета подписей возлагая эту функцию на финансового или генерального директоров компании. Можно сказать, что государство в буквальном смысле этого слова, вводит в штат компании «своего» человека, для контроля за финансово-хозяйственной деятельностью. Таким образом все, чем вроде бы казалось должен был заниматься бухгалтер, на деле превращается в никому ненужный и, главное, затратный для любой организации отчет. Отсюда и производная от бухгалтерии работа, которая возлагается на ФЭО – как органа фиксирующего, но не производящего валовую прибыль компании. Тем не менее этот орган обладает властью подчинять себе и выстраивать взаимоотношения внутри компании на условиях далеко не демократического характера.

Парадокс, но такое положение дел, судя по всему, до сих пор устраивает как российское государство, так и собственников компаний, осуществляющих свою деятельность в России. Менять сложившийся антагонизм учета данных на основе только одного бухгалтерского учета стали не так давно – альтернативой ему стал управленческий учет, опирающийся на систему бюджетного процесса предприятия и его производной – управленческих отчетов. Тем не менее, процесс аккомодации сервисных служб начался и первым шагом стала работа на компанию, отображение реально существующих данных не постфактум, а прогнозирование состояний (пессимистическое, оптимистическое, умеренное) в любой момент времени работы организации. Второй шаг – это оптимизация работы сервисных служб. Если раньше такие службы работали только на сбор и отображение информации для участников процесса принятия решений, то теперь ФЭО и бухгалтерия завязаны на более операционную деятельность компании, напрямую зависящую от продуктивного формирования прибыли компании – это отделы менеджмента, продаж и закупок, производственные, сметные и т.д. Таким образом современный управленческий учет охватывает не только финансовые, но и количественные данные, удельные издержки т.д.

Волей не волей специалистам ФЭО и бухгалтерии придется принять этот факт – либо ты становишься профессионалом – охватывающим различные аспекты компании – либо такая служба не имеет право на существование в современном меняющемся мире.

Но как достичь такого состояния, при котором задачи развития компании, становятся задачами и таких «специфических» органов как сервисные службы?

Ответ лежит на поверхности, но сломить косность устоявшихся традиций работы будет сложно. Прежде всего необходимо полностью избавиться от принципа работы службы бухгалтерского учета – сотрудники этой  службы должны не только заниматься учетом свершившихся операций, но и стать полноправными участниками процесса развития компании: формировать запросы для сбора документов, своевременно отображать факт в системе учета (ERP-системе или в любой иной системе учета), взаимодействовать со службами формирующих операционную прибыль компании. Не ограничиваться только сдачей отчетов в налоговую или расчетом з\платы сотрудников. В свою очередь ФЭО должна опираться на данные бухучета и оперативные данные в режиме он-лайн. Но для этого все потоки должны стекаться единовременно с помощью единой автоматизированной системы учета. Для этого необходимо разработать и внедрить единый регламент формирования отчетности для всех структурных подразделений предприятия. Чтобы отстроить систему, при которой сервисные службы становятся полноправными участниками бизнес-процесса работы организации, менеджмент компании должен пойти на ряд непопулярных, но необходимых мер. Во-первых, сократить раздувшийся штат как бухгалтерии, так и ФЭО – необходимо понимать, что главный бухгалтер и его заместитель, такие же исполнители –  а значит могут закрывать ответственные участки. Тоже самое касается и других сотрудников. Не лучшим образом обстоят дела и в ФЭО, порой финансовый директор и его заместитель, лица контролирующие процесс, до 90% времени проводящие за столом с чашкой кофе в руках. Следовательно и здесь необходимо поменять стереотип. Финансовый директор должен активно принимать участие в работе компании – выезжать в «поля», общаться с простыми сотрудниками на предмет учета материалов, инструментов, разрабатывать и внедрять политики эффективного использования активов предприятия. Офисная жизнь должна закончиться. Еще более эффективный способ работы – это время от времени осуществлять ротацию внутри структурных подразделений, для знакомства с работой компании в различных сферах не понаслышке. Для саботирующих работу должны быть предусмотрены KPI – характеризующие эффективность работы подразделения. Продуманная система перестановок – гарант успеха.

Существующие службы, ФЭО и бухгалтерия, должны в полной мере нести ответственность за все бизнес-процессы предприятия, для этого необходимо участвовать в производственной деятельности предприятия, активно принимать участие в бизнес-планерках производственных служб, вносить рацпредложения.

2015-10-26T15:11:41+00:00 Categories: Pro бизнес, Публикации|