Россия вошла, наконец, в ВТО. Пресса и телевидение наперебой представляют неискушенному читателю и зрителю разнообразные страшилки. Страшнее только сообщения о надвигающемся конце света. На одной из солидных передач канала, специализирующегося на экономическом анализе и прогнозах, довольно солидный и, по виду, компетентный гость горько сетовал, что нам за ними никак не угнаться, все у нас кое-как, во всем мы отстали. У нас-де нет специалистов, мы не конкурентны и необразованны, даже обычный документ составить грамотно – непосильная задача.

Система национальных стандартов не соответствует аналогичным зарубежным системам как наши рельсы – европейским. А уж в сфере документационного управления – этот тот самый фактор, который будет уверенно тормозить интеграцию России в мировое сообщество.

Человек так устроен, что воспринимает близко и прочно простые и четкие формулировки. Нет, есть, конечно, индивидуумы, которым ближе выражения вроде «системы управления комплексом информационно-документационные ресурсы» и т.д., вместо того чтобы просто сказать – «организация (упорядочение)  и оптимизация документального массива организации». Ясно же, что любой документ несет информацию. Зачем же еще масленку сверху маслом намазывать? Хотя термин «управление документацией» существует давно и используется во всем мире. В США, Германии, Великобритании, Франции, головные организации, курирующие это направление, пользуются этим термином с более или менее базовых позиций.

В семинарах по оптимизации документационного управления, проводимых за рубежом, первым пунктом стоит: Доктрина-Методы-Технические достижения. Слушатели понимают неразрывность этого триумвирата. Руководство компаний – тоже. Уверена, что в более-менее солидной компании никому не придет в голову сэкономить на техническом обеспечении офиса и его документального процесса и посоветовать сотруднику выключить принтер из розетки и снова включить, или же стукнуть легонько кулаком, как это бывает в наших условиях. Я уже не говорю о программных продуктах, используемых нашими коллегами за рубежом и о нормативной базе, обновленной с учетом изменений в информационных технологиях.

Видимо, наш президент так был впечатлен технической базой и результатами электронного документооборота за рубежом, что тоже распорядился внедрить его к сентябрю 2010 года. Центробанк не отстал и выпустил свое распоряжение 2346-У “О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета”.  Указание  № 2346-У  разъясняет порядок формирования электронных документов, их хранения и использования; устанавливает требования к методическому и организационному обеспечению. Проблема теперь не в  решении задачи, как таковой, и не в трудностях, которые выявились в процессе практического построения автоматизированных систем, отвечающих требованиям Указания № 2346-У. Для ряда российских банков, скажем так, не самых высоких рейтингов, электронный документооборот и электронный архив – то же самое, как для Бабы Яги – пересадка со ступы в мобильный вертолет. Рычажков много, что нажимать -непонятно, да и как бы чего не вышло. А главное, что хранение документов на электронных носителях в специальном боксе, снабженном счетчиком открытия напоминает кусочек сыра, который нужно вытащить из автоматической мышеловки и при этом не оставить там палец.

Ни о каких заменах или добавках документов речи идти не может, все фиксируется и объясняется. Собственно, закон и раньше на это намекал, и даже настаивал. Но всегда была возможность что-то и как-то подкорректировать. Теперь – нет. И что же делать?! Неужели придется требовать от клиентов сразу весь комплект документов, и, что еще хуже, – от налоговых органов, головных офисов и т.д., и т.п. требовать четкого исполнения сроков предоставления документов в соответствии с инструкцией 302-П.

Собственно, это проблема не только техническая, но и психологическая. Переломить сопротивление «врагов технического прогресса» несложно.  Зарплата и премия  – те  самые мотивы, которые располагают сердца к осваиванию нового и полезного. Но что делать с системным подходом к организации документооборота и архивного хранения документов в банках? Система эта сложилась давно и на ее знамени вечный девиз – «Все на борьбу с, за…», а главный метод – тихий саботаж и кампанейщина. Главное –  пересидеть, перетерпеть, а там рассосется и будет как раньше – тихо и «на коленке». Понятно, что переустановка программного обеспечения и оцифровка архива банка  – мероприятие затратное кропотливое. И, тем не менее, если аудиторская проверка Банка России потребует общий сшив на электронном носителе, а потом подтверждающий бумажный вариант, то банкиры задумаются и зашевелятся. Специалисты информационных технологий давно мечтают о безбумажном варианте ведения банковского процесса. Думаю, что в наших условиях электронный архив, хотя бы на первых порах, должен дублироваться бумажным, что исключит или минимизирует возможность корректировки данных.

Как правило, путь от принятия закона или другого нормативного акта в нашей стране выстлан терниями. Ни в одной стране мира нет поговорки «закон, что дышло – куда повернул, туда и вышло». К сожалению, контроль за исполнением нормативных актов в России как экзотическое теплолюбивое растение  сохнет на корню практически всегда.

Если президент страны в шоке от  неисполнительности подчиненных самого высшего ранга, то что спрашивать с армии рядовых?

И уже перестаешь удивляться, когда начальник управления приносит заявку в Архив просто с грамматическими ошибками, а слова «индекс» и «номенклатура» вызывают у него мотивированную агрессию. «Нет уважения к документу – нет к клиенту»- считают итальянцы и французы.

Отношение государства к своим архивам, к своей истории, к материальным ее носителям,  к истории личности – показатель его культуры, силы, потенциала. Отношение к хранению документов как к самому важному государственному процессу в США иллюстрирует выпущенная библиотекой Конгресса брошюра для широких слоев населения, в которой кратко, ясно даны рекомендации по сохранности личных коллекций электронных материалов – электронной почты, вэб-сайтов, видеозаписей и т.д. То есть, американцы уже  довели важность сохранности информации  до широких масс. Что уж говорить о банковской сфере!

Документооборот банка или иной финансовой организации представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах и их движении путем непрерывного и документального учета. Соответственно этой особенности и формируются финансовые документы. Непрерывность и документальность  банковского процесса диктует соответствующий алгоритм всему документообороту

Банка и жизни документа от его рождения, в течение хранения и  до уничтожения.

Распространенная и любимая на Западе англо-американская система определения трех стадий жизни документов, выделяющая промежуточный этап между административной и архивной стадиями жизни документов, думаю, в нашей стране не работает. Гениальный теоретик и практик, один из ведущих архивистов мира, француз Ив Пертэн признавал необходимость адаптации этой системы в его стране,  справедливо считая, что именно существование в американском английском двух разных понятий «records» и «archives» позволило провести в Америке реформу именно в том виде, в каком она была проведена. Французам  потребовалось приложить некоторые усилия, чтобы убедить сотрудников своих  учреждений признать 3 стадии – papers, records, archives. Жизнь банковского документа непрерывна и безвозрастна. Одна операция выходит из другой, одно приложение ссылается на другое. Запрос клиента или фискальных органов поднимает цунами документов, сопровождающих каждое движение по счетам. Поиск и предоставление информации по запросам клиентов и государственных органов в кратчайшие сроки – это как аншлаговый спектакль, отточенный  бесконечными репетициями. Клиента, как и зрителя, не интересует кухня развития процесса. Главное – результат.

Бухгалтерские  документы формируются в  сшивы и подготавливаются к сдаче в архив согласно нормативно-методическим и организационно-распорядительным документам Банка России  и архивного законодательства. Нет специальных правил для работы банковских архивов или архивов финансовых организаций. Принципы и методы архивной обработки документов и их хранения практически одинаковы во всем мире. Разница только в прогрессе технической оснащенности. И, тем не менее, свои особенности в работе с банковскими и финансовыми документами имеются.

Объем документооборота банков  чрезвычайно велик. И большая часть их документации должна храниться, как минимум, в течение пяти лет, да еще в примечании номенклатуры имеет приятная ссылочка – «после проведения ревизии», и это  совершенно не значит, что ревизия будет проведена раньше. Деятельность финансовой (кредитной) организации в части осуществления хранения документов контролируется государственными органами, хотя и в опосредованной форме. Контроль может осуществляться через проведение выемок документов органами прокуратуры, через запросы налоговых органов и органов исполнительной власти, через обращения бывших клиентов банков. Само собой разумеющееся, аудиторские проверки Банка России. Все это, как и хозяйственная необходимость, заставляет коммерческие банки  и другие финансовые организации искать способы организации  своей службы делопроизводства и архива . Тем не менее, работа по организации  бизнес-архивов на предприятиях и в коммерческих банках  идет крайне медленно.

Одной из причин является недостаток площадей и высокая плата за их аренду.

Второй – недостаток квалифицированных и хорошо оплачиваемых кадров. Но было бы желание организовать работу кредитной организации на современном уровне, – а уж энтузиасты найдутся. Нужно только не обижать их и помнить, что от поддержки этих людей зависит успешность информационной политики финансовой организации. Ни больше, ни меньше.

Как это ни обидно признать, подобного отношения к архиву и документу в Европе  нигде больше нет. Государственный это архив или коммерческий, –  отношение к его специалистам самое уважительное. Если для французов и имеет значение специалист-выпускник Школы хартий или «нехартист», то это заметно по их зарплатам. Отношение же к архиву государственному или коммерческому одинаково основывается на принципе «уважения к фонду». Брать друг от друга самое лучшее, по-моему, это самый лучший принцип интеграции в мировое сообщество.

Конечно, банковские системы разных стран должны отличаться друг от друга как один национальный язык от другого. Несмотря на интеграцию и стремление мировой экономики к общему знаменателю, все равно сохраняются безусловные различия менталитетов и исторического развития. Различия в техниках банковского учета неминуемо сказываются на различиях документооборота, принципах использования и хранения документов. Проблемы интеграции российской банковской системы в мировую серьезны, но разрешимы. И как один из важных элементов этого решения – оптимизация и совершенствование работы с использованием, хранением, информационным анализом фондов банковских документов. Превращение, имеющееся совокупности (массива) документов банка в инструмент и элемент банковской системы позволит совершенствовать имеющиеся структуры, параметры, традиции, осваивать передовые технологии и операции, достигать нового качества работы и выстраивать современные отношения между банком и клиентом.

Автор – Гробова Светлана Михайловна