Аутсорсинг архивов — как не попасть на мошенников

Услуги по аутсорсингу архивов существуют на рынке более двадцати лет. Они становятся всё популярнее из года в год. Крупные архивные компании уверенно занимали нишу внеофисного архивного хранения, развивая клиентскую базу все больше и больше. Но трудные кризисные времена ударили по ним, может быть с еще большей силой, чем по другим видам бизнеса. Расширять площади архивохранилищ стало проблемно. И приток клиентов если не иссяк, то сократился точно. А существующие клиенты заговорили о корректировке цен на услуги. Наступила стагнация. Но свято место, как известно, пусто не бывает. Тут же появилась масса небольших «на скорую руку сшитых» аутсорсинговых архивных компаний. Цены у них пониже, но само ценообразование услуги всё практически «непрозрачно» для клиентов. Поскольку рынок сегодня требует сокращения затрат, то, по мнению, именно таких аутсорсинговых компаний проще всего это сделать за счет снижения качества услуги и снисходительного отношения к нормативно-правовым требованиям государства. И для такого подхода – «непрозрачность» вполне нормальна. Но выбирая компанию, которая будет заниматься вашими архивами, желательно обратить внимание на детали и придерживаться определенных принципов. О них — ниже.

Конечно, сотрудничать с компанией, которая будет заниматься вашей документацией (особенно, если её очень много и она разнообразна) при определенных финансовых условиях удобнее и выгоднее, чем заниматься этим самостоятельно, силами своей фирмы.

Преимущества тут очевидны:

  • экономия фонда заработной платы;
  • экономия на арендных площадях под собственный архив;
  • профессиональная обработка и хранение любых документов;
  • оптимизация бизнеса за счет быстрой доставки и поиска нужных документов;
  • уверенность в том, что информация будет сохранена в полной конфиденциальности.

Но, порадовавшись преимуществам, стоит подумать и о недостатках. Многие серьезные аутсорсинг компании действительно реализуют на практике всё вышеперечисленное, но встречаются и исключения. Иногда к вам может поступить очень заманчивое предложение от таких исключительных компаний. Например, возможность хранить документы в течении нескольких лет совершенно бесплатно или за чисто символичную сумму. Либо проводить регистрацию, перевозку и помещение бумаг на хранение на копейки. Бывает даже больше заманчивых предложений в целом комплексе. Если следовать логике, то после согласия на такое предложение после подписания договора вы должны получить полную свободу от бумажной волокиты, но на деле выходит наоборот. Поскольку договор уже составлен и подписан, компания-аутсорсер, нечестная с клиентом, будет постепенно повышать стоимость своих услуг, зачастую делая её существенно выше рыночной. Могут поступать и более хитро — оплата будет расти только за те услуги, которыми вы будете пользоваться чаще всего. Либо же включаются такие расходы, на которые заказчик не подписывался — например, компания может проводить периодическую переупаковку архива, взимая за это существенную плату. Некоторые нечестные компании могут проводить повторную регистрацию документов, взимая за это оплату каждый раз при зачислении повторно тех же бумаг, что и ранее.

Одним словом, аутсорсинг архивов — дело очень интересное и удобное для многих компаний, но не стоит соблазняться на крайне привлекательные стартовые условия, которые вам могут предлагать. И чем больше условий предлагает такая компания, тем больший шанс, что, скорее всего, вы попадете в очень неприятную ситуацию, выбраться из которой будет непросто. Внимательно читайте договор перед заключением, а лучше проводите все подобные сделки только с проверенными аутсорсерами. И помните, согласно архивному законодательству РФ, кому бы вы не отдали на хранение ваши архивные документы, ответственность за их сохранность несете только Вы – руководитель организации.

Оставить комментарий