АРХИВЫ – привилегия удачливых

Состояние  архивов в России, что, собственно, не удивительно, довольно  плачевно.

Мы не берем Центральные Государственные архивы. Мы поговорим об архивах  коммерческих организаций, наспех  скроенных и криво сшитых. Основная масса работодателей вспомнила об архиве после выхода на арену Федерального Закона от 22.10.04. № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации».

Вспомнить-то вспомнили, но что и как делать с прежними кладовками и складиками, набитыми несистематизированными документами никто толком не знает. Профессионалы – прежние выпускники Московского Историко-Архивного Института (МГИАИ) подались в перестройку кто куда, а нынешние не жаждут становиться жрецами архивного дела, за то небольшое вспомоществование, которое называется зарплатой архивиста.

Что мы имеем на сегодняшний момент. Разрозненные фонды,  полное отсутствие методической  работы в Архиве, абсолютное отсутствие справочно-поисковых аппаратов к архивным документам, туманное представление об экспертизе ценности документов.

Рыхлые и неквалифицированные номенклатуры, напоминающие путаный список покупок нерадивой хозяйки. И над всем    этим счастьем, непонятный как код  да Винчи Новый  Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения

Ну и кто за весь этот шатающийся Эверест будет платить серьезные деньги?!

Необходима четкая, научная и современная схема организации Архива с нуля (или его преобразования) и его эффективного использования в управленческой работе.

Схем таких предлагается много, и все они являются более или менее подробным пересказом «Правил работы Архивов организаций». Конечно, правила может прочесть любой человек, но это не значит, что он автоматически становится работником архива.

С таким же успехом зазубрив таблицу умножения можно взяться за решение интегральных уравнений.

Прежде всего, руководитель или работник архива должен четко понимать конечную цель этого предприятия. На выходе всех усилий должна быть создана динамично развивающаяся, современная структура  управления Вашим бизнесом.

Знаете ли Вы, что термин «архив» одинаково звучит на разных языках и в разных культурах? Известно ли Вам  древнее лингвистическое значение этого слова. Archive – письмохранилище, корень arch – власть. Возраст этого слова, как и предмет, который он обозначает, насчитывает более 5 тысяч лет. За что на протяжении всей истории боролись люди и государства – власть и богатство. А власть –  это знание. Процветание – это разумное использование знаний. Хранение знаний – это привилегия. Древние архивариусы называли себя «скромно» – жрецы. Тайное знание хранилось куда тщательней сокровищ. Наши предки понимали, что означает документ, что это и оружие и награда. «Кто осведомлен – тот вооружен» – это высказывание актуально сегодня как никогда.

Казалось бы, в век абсолютной информационной доступности, какие там еще архивы!

Вошел в интернет и все…наслаждайся. Любые знания к твоим услугам. Но не тут-то было. Эта же самая информационная доступность породила невиданные доселе возможности фальсификации самой информации. Технические возможности нарушения оригинальности информации безбрежны. На сегодняшний день только материальный носитель всегда можно идентифицировать как оригинальный или фальсифицированный.

Организация хранения архивных документов в разных странах всегда и напрямую  связана с законодательством. государства. Естественно, что методы и особенности архивной обработки в разных странах отличаются. Но принципы работы одни для всех архивистов мира – СОХРАНИ И РАЗУМНО ИСПОЛЬЗУЙ.

Обеспечение сохранности и конфиденциальности документов в любых отраслях деятельности – вот наиважнейшая задача для современных архивов. Документальная информация в современном обществе давно превратилась в вид собственности, и как любая приобретенная Вами собственность требует решения целого ряда юридических вопросов.

Первый из них – правовой статус архива в вашей организации. Как правило, архив скромно ютится на  пыльных задворках службы ДОУ (это в лучшем случае), а то и секретариата. И руководители этих служб, имея самое смутное представление об архиве, уделяют ему внимание по остаточному принципу. Ну есть и есть. Ковыряется там кто-то и хорошо. Соответственно архивист сидит на маленькой ставке и не имеет права решающего голоса даже при приеме документов в архив. Как ему проявлять жесткость и требовательность при соблюдении правил и нормативов, когда начальник службы ДОУ уже распорядился или пообещал. Да и ответственности полной на нем тоже нет. Даже, если что-то не так, ответит опять же начальник ДОУ. Отсюда, соответственно, нет желания строить Архив серьезно, квалифицированно, и видеть конечную цель – образцовый архив.

Если объем хранящихся в архиве  документов составляет больше 2 500 томов – однозначно архив выделяется в самостоятельное подразделение. Удвойте эту цифру, и вы получите нагрузку на одного человека. Всю эту документацию нужно просмотреть, подготовить к переплету, оформить переплетенные книги, расставить. Не один раз придется поднять поставить этот том. И это только малый отрезок текущей работы.       Отдельная тема  – ответственность архивиста. При приеме на работу на ней стараются не акцентировать внимание, а стоило бы. Она не только гражданско-правовая, но и уголовная. И здесь уже другая цена вопроса.

Человек, возглавляющий архив, должен очень хорошо знать законодательство не только архивное, но и отраслевое, чтобы убедительно и квалифицированно донести до руководителя  меру его ответственности за организацию сохранности документов.

К счастью, сегодня начинают понимать, что архив в организации давно утратил роль технического инструмента по обслуживанию сиюминутных требований складирования документов, начинают видеть в архивах важнейший информационный, правовой, экономический ресурс во многом определяющий эффективность работы организации. Уходит в прошлое грошовая и недальновидная политика пренебрежительного отношения к архивам как приводящая к серьезным юридическим последствиям и финансовым потерям.

Разобравшись со статусом архива, начинаем следующий этап, я бы сказал самый определяющий – создание номенклатуры. Именно, создание, а не составление. Так как это единый консолидирующий документ для архива и организации.

Переводы слова номенклатура различны – от перечня до списка, но суть nome (имя) часто опускается. Суть и предмет исследования подменяется действием. Нередко в номенклатурах можно видеть формулировки типа «Анализ  рынка сбыта» или «Информация о расчетах». Современные специалисты порой не в состоянии грамотно составить заголовок дела, путая предмет и действие, процесс и результат. Являясь инициатором методики составления номенклатуры, ее центром, архивисты должны сами четко представлять себе точность формулировок, учить им других.

При современных требованиях бизнеса и экономики изменились требования к номенклатуре. Теперь это не только перечень документов со сроками хранения для сдачи документов в архив. Сегодняшняя номенклатура учитывает все виды документов существующих в организации, определяет их статус и утверждает сроки хранения. Каждое подразделение должно указывать все виды своих документов. Современная номенклатура показывает руководителю организации эффективность и суть работы подчиненных.

Имея на руках грамотно составленную номенклатуру, для вас не составит труда разработать последний третий элемент эффективной работы архива – написать правила работы архива вашей организации. Главные  опорные документы, конечно, Федеральный Закон от 22.10.04. № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» и «Основные правила работы архивов организаций» от 06.02.02г., ведомственные подзаконные акты и решения и внутренние локальные акты организации. При этом вы должны внимательно и кропотливо изучить структуру организации, учесть детали вашего делопроизводства и особенности документооборота и гибко соединить с требованиями законодательства, не забывая главной задачи архива – СОХРАНИТЬ И ИСПОЛЬЗОВАТЬ.

Помните, что архив – живой организм, что это дом на земле, в котором живут мысли людей их дела, их жизнь. А в доме всегда есть работа. Никогда нельзя сказать – все сделано. Он требует заботы и любви. И сколько бы вы не написали законов и правил, что не трудно, помогите другим научиться  их уважать и выполнять.

Автор – Гробова Светлана Михайловна

Оставить комментарий